ExcelではなくSAP対応BIを使用すべき3つの理由(vol.37)

2021.7.20

Business Intelligence(以下、BIという)は、企業が有する膨大な量のデータを、分析・加工して経営分析に活用する手法のことを意味します。
一方、データの加工によく使用される代表的なソフトウェアにMicrosoft Excel(以下、Excelという)があります。
BIとExcel、この2つにはどのような違いがあるのかご存じですか?

実は、どちらも目的は同じで、データを管理・分析するためのツールです。そのため、混同して扱われることも多く、わざわざBIを導入する必要性が分からないという方も多いのではないでしょうか。実際、企業においてもExcelをBIの代わりに使用しているケースも見られます。それでもExcelではなくBIを使用するべき理由は、BIの方がExcelに比べてデータ容量が大きく、他者とのデータ共有やデータソースの更新を容易に確実に行うことができるという点にあります。

今回はExcelではなくSAP対応BIを導入するべきこれら3つの理由を詳しく解説していきます。

ExcelではなくSAP対応BIを使用するべき理由 ①データ容量

先述の通り、BIとExcelの目的はどちらも同じで、データを管理・分析するためのツールです。
機能面においては類似点も多い両者ですが、ExcelとBIには明確な違いがあります。

ExcelではなくSAP対応BIを導入するべき理由の1つ目は、データ容量の違いが挙げられます。

Excelの場合、ワークシートに表示できるデータ量に限界があるため、必然的にレポート化できるデータに上限が発生します。
SAPはERP(Enterprise Resource Planning)システムの一つです。ERPとは、企業活動に必要な基幹システムを統合し、1つにまとめたパッケージのことを意味します。SAPはこのERPシステムの1つであるため、日々の企業活動によってデータが蓄積していき、取り扱うデータ量が膨大になります。
最新のExcel2019ではデータ容量の限界は1,048,576行×16,384列と定められており、昔に比べると増加しているものの、SAPのデータを扱うBIツールとしては少ないと考えられます。

また、Excelでは取り扱うデータ量の増加に伴って、パフォーマンスが落ちてしまうことも問題です。処理速度の低下やフリーズが発生してしまっては、スムーズにデータを分析することができません。

SAP対応BIツールの場合、膨大なデータ処理を前提にシステムが作成されているため、データ量やパフォーマンスを気にせずにデータ分析を行うことが可能です。

ExcelではなくSAP対応BIを使用するべき理由 ②データ共有

ExcelではなくSAP対応BIを導入するべき理由の2つ目は、他者とのデータ共有が容易に可能であることです。

Excelで他者とデータ共有しようとした場合、Excelファイルをメールで添付するか、ファイルサーバなどで共有する必要があります。
BIの場合、インターネット環境があれば誰とでも共有でき、閲覧が可能です。

データ共有時に気になるセキュリティ面についても、BIにはメリットがあります。
多くのBIツールには権限管理機能がついておりますので、閲覧機能に限定したユーザや編集権限を持ったユーザ、データ参照させないユーザなどを予め設定しておくことができます。複数ユーザをグループ化して権限を付与することで部署ごとの権限管理も可能です。これにより、セキュリティ事故のリスクを低減させることができますので、企業活動の中心となるSAPデータを扱う際には必須の機能と言えます。

ExcelではなくSAP対応BIを使用するべき理由 ③データ更新

ExcelではなくSAP対応BIを導入するべき理由の3つ目は、スムーズなデータ更新が可能であることです。

Excelの場合、複数人が同時にファイル更新を行うことはできません。また、データソースの情報が新しくなった場合は、手作業でExcelファイルを最新のデータに更新する必要があります。

BIではデータベース管理を行っているため排他制御がされており、複数人で同時にデータベースを編集することが可能です。これにより、他者を気にせずに必要なタイミングでデータ更新を行うことができます。
また、BIツールの場合、分析データにデータを直接保存しておくのではなく、データの取得元や取得方法を保存しています。そのため、データソースの更新がされると自動で最新データベースの情報を使用してデータを分析してくれるため、手作業で更新を反映させる必要はありません。

SAPのように膨大なデータを扱うシステムの場合、データ更新のたびに手作業で反映させるのは非常に煩雑です。BIツールを活用することで、データ更新処理の手間を大幅に削減することができます。

まとめ

ここまでお話ししてきたExcelではなくSAP対応BIを使用するべき理由は3つです。

  1. データ容量
    データ容量やパフォーマンスを気にせずに使用できることで、SAP対応BIを使用すると日々SAPに蓄積していく膨大なデータをスムーズに扱うことが可能になります。
  2. データ共有
    他者とのデータ共有が容易に可能であることで、インターネット環境があれば誰とでも共有でき、権限設定によりセキュリティ事故のリスクも抑えることができます。
  3. データ更新
    他者を気にせずデータ更新が可能であることで、更新したデータソースを分析データに反映させる必要もなくなります。

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