SAP BI レポートの種類と選定方法(vol.28)

2021.5.18

SAP BIレポートをこれから活用していきたい、もしくは導入しているもののうまく活用できていないといった方は少なくありません。

本ブログでは、SAP BIレポートを効率的に活用するために、レポートの種類と選定方法を解説していきます。 

SAP BI レポートの使用目的

SAP ERPにおいて、日々の業務データを活用して課題解決を行うためにBIツールを導入するケースがあります。
SAP S/4HANAでは一部BI機能を備えていますが、使用目的によっては別のBIツールの導入を検討することが考えられます。

BIツールは、データ連携(ETL)、データウェアハウス(DWH)、分析モデル、レポートといった機能をワンパッケージで提供しているものやレポート機能に特化したツールとして提供しているものまで様々です。
今回は、BIツールのレポート機能について種類と選定方法をご紹介したいと思います。

レポートの種類をご紹介する前に、自社で実現したいレポートについて考えてみてください。
BIツールを導入したが上手く活用できていない、ユーザから使いにくいという意見が多いなどの失敗事例もよく見受けられます。
これらには数々の原因があると思いますが、原因の1つとして、レポートを使用する目的、レポートを参照する対象者を明確化できていないことが挙げられるかと思います。

BIツールのレポートを選定する前に、どういう立場の人がどういった目的で何を分析するためにそのレポートを使用するか、を明確にしましょう。
レポートを参照する対象者に対してアンケートを取り、事前に意見をヒアリングするのも1つの手かと思います。
レポートの使用目的を明確化することでBIツールを上手に活用できると思います。

SAP BI レポートの種類

SAP ERPのデータを使用したBIレポートの種類として、大きくは定型レポートと非定型レポートの2つに分類できます。
定型レポートは、IT部門が事前に準備したレポートをユーザに公開するといった形式のものを指します。
それに対して、非定型レポートは、ユーザが自由にレポートのレイアウトを変更できる形式のものを指します。
前者はそれほどレイアウトに変化を求めないレポート(PLやBSなど)に適しており、後者はユーザごとに見たいレイアウトが異なる場合に用いられることが多いです。
定型レポートの場合は、部署ごとに参照できるレポートを制限するなどは比較的容易に実装できますが、非定型レポートの場合はユーザに対する自由度が高い分、権限管理が課題になることがあります。
単純にレポートを作成するだけでなく、権限管理などマネージメント面も考慮しないといけないため、BIツールのレポート部分を選定する際のポイントとして、そういった視点も重要になってきます。

定型レポートと非定型レポートでは、レポートの構築期間も違ってきます。
定型レポートの場合、ベンダーが要件をヒアリングし、設計、開発、テストといった工程を経て、実運用という流れが主流です。
それに対して、非定型レポートの場合はユーザが自由にレポートを作成するので、準備するのはレポートの手前(テーブルや分析キューブなど)まででよいです。
そのため、レポートの構築期間という意味では、非定型レポートの方が短納期で導入可能といえるでしょう。

また、最近はグラフィカルなレポートが好まれる傾向にあると感じています。
会社全体の売上などについて視覚的に分かりやすいようなグラフを準備し、経営者層に向けにダッシュボード形式で提供するといった事例も少なくありません。
誰に向けたレポートかを明確化することで、準備するレポートの種類も変わってくるため、BIツールの検討材料になるのではないでしょうか。

SAP BI レポートの選定方法

前章でも触れましたが、誰がどういった目的でレポートを使用するのか、ということを明確にした上でBIツールのレポートを選定するのがよいと思います。
もちろん、レポート選定には画面イメージや権限などの他に、パフォーマンスといった視点も重要ですが、ここでは使用目的に沿ったレポートの選定方法ということでご紹介させていただきます。

選定する際に重要なポイントとしては、使用目的を満たすものであるかということです。
例えば、対象が経営者層であれば、非定型レポートのようなものは適さないはずです。
なぜなら、経営者層が自らレポートを作成するといったことは考えにくいからです。
となると、定型レポートが自ずと残り、あとはグラフが必要かどうかや、ダッシュボードなどの大きな情報から細かな情報が出力されるレポートへの遷移が必要かどうかを検討すればよいです。
現場ユーザ向けのレポートであれば、個々の要望に合わせた定形レポートを準備するには膨大な工数や期間が必要になることが多いため、非定型レポートを導入することで、ユーザごとに軸(切り口)を切り替えて好きなレイアウトのレポートを参照させる方が効率的かと思います。

また、WebレポートをExcelに出力し、二次加工するといった使用目的も考えられます。
その場合は、最低限の情報、項目がレポート上に出力できればよいということで、より少ない工数、安価で実現できるツールを選定すればよいと思います。
テンプレート化されたものをカスタマイズすることで工数を抑えるのも1つの手です。
レポートの使用目的さえ明確にできれば、ある程度BIレポートの候補が絞れてくると思います。 

まとめ

ここまで、レポートの使用目的、種類、選定方法についてご紹介してきました。
私が最も伝えたいことは、レポートの選定を開始する前に、自社が求めるレポートはどういったものかを整理しておくことが重要だということです。
そのためにまずレポートの使用目的を明確化させることをお勧めします。
使用目的を明確にしないまま各社のレポート選定だけを続けていると、間違った選定をし、使われないBIツールを導入してしまうといったことが起こりかねません。
そういったことがないよう、事前準備をしっかりと行い、効率的なBIレポートの選定を実施いただきたいと思います。

最後に、弊社が提供しているBIツール(BusinessSPECTRE Template、BusinessSPECTRE WebFront)について、ご紹介させていただきます。
BusinessSPECTRE Templateは、導入実績140社を超えた自社製品で、SAP社認定のソフトウェアです。ETLから定型レポートまでをワンパッケージでご提供しています。
また、BusinessSPECTRE WebFrontは、Managed BIツールという位置付けで、レポート作成から権限管理、レポート配信までノンプログラミングで対応可能な非定型レポートとしてご活用いただけるツールとなっております。
BIレポート選定に関する各種お悩みに対して、解決のサポートが可能ですので、お気軽にお問合せいただければと思います。

BusinessSPECTREご紹介ページ:https://erp.isid.co.jp/solution/sap-bi-businessspectre/